Lo Que Debería Saber Acerca De La Recopilación De Datos Salariales De La EEOC

La propuesta actualizada:

El 14 de julio de 2016, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los Estados Unidos (EEOC) publicó su propuesta revisada para recopilar resúmenes de datos salariales por raza, origen étnico y sexo de los empleadores que ya presentan el informe EEO-1 (https://federalregister.gov/a/2016-16692).

• La propuesta revisada considera cuidadosamente la utilidad de los datos para aplicar las leyes de no discriminación y responde a los comentarios que recibió la EEOC en respuesta a su propuesta inicial publicada en el Registro federal, el 1 de febrero de 2016, al igual que el testimonio de la audiencia pública del 16 de marzo de 2016.
• En virtud de la propuesta revisada, los empleadores con más de 100 empleados que ya presentan un informe EEO-1 proporcionarán resúmenes de datos salariales. Estos datos abarcarán a más de 63 millones de trabajadores, reforzarán los esfuerzos de aplicación de las leyes de igualdad salarial y ayudarán a los empleadores a evaluar sus propias prácticas.
• La propuesta revisada continúa minimizando la carga en los empleadores y, a la vez, asegura que los datos salariales sean útiles para la EEOC y los Programas de la Oficina de Cumplimiento de Contratos Federales del Departamento de Trabajo de EE. UU. (OFCCP).
  • La EEOC se ha valido de los sistemas existentes, que los empleadores ya usan cómodamente: EEO-1 (datos demográficos de la mano de obra), W-2 (salario), la Ley de Normas Justas de Trabajo (horas trabajadas).
  • Además, en respuesta a comentarios, la EEOC ha propuesto la presentación de informes por año calendario y pasó la fecha de presentación del informe EEO-1 de 2017 para el 31 de marzo de 2018. Este cambio reduce los costos para los empleadores al permitirles usar datos salariales del W-2, que ya fueron recopilados a los fines impositivos y otorga 18 meses completos para la transición hacia los nuevos requisitos de presentación de informes.
  • El costo anual añadido de la presentación de informes de datos salariales, sobre la base del estimado revisado de la carga, es aproximadamente de $416 por empleador.
• Los empleadores proporcionan estos datos a través de un sistema en línea. Los empleadores ingresan datos solo en esas celdas del informe en que tengan empleados. La gran mayoría de las celdas quedan en blanco.
  • Nuestra experiencia al recopilar datos salariales en el EEO-4 (gobiernos locales y estatales) muestra que, en promedio, aproximadamente un empleador usa el 7 por ciento de las celdas del formulario del informe para informar datos.

Por qué recopilar datos salariales:

Los trabajadores dependen de la EEOC para fomentar oportunidades y la indemnidad de discriminación en el lugar de trabajo. A pesar de que en los últimos 50 años se ha progresado bastante, las desigualdades salariales continúan siendo un problema en el entorno laboral estadounidense. La EEOC observa que existe discriminación salarial en el trabajo que hacemos en todo el país. Desde la creación del Grupo de trabajo sobre igualdad salarial del presidente en 2010, la EEOC ha investigado cientos de miles de cargos por discriminación salarial, y a través de nuestros esfuerzos de aplicación de la ley, hemos obtenido más de $85 millones en resarcimiento monetario para aquellos que se han enfrentado a discriminación salarial por motivos sexuales. Además, estudios muestran que las brechas salariales significativas existentes en la mano de obra estadounidense se vinculan con el sexo, la raza y el origen étnico. Incluso al controlar otros factores, la discriminación en el lugar de trabajo es un importante factor contribuyente para estas brechas salariales.

La discriminación salarial tiene consecuencias significativas para las familias estadounidenses. La eliminación de la brecha salarial reduciría la cantidad de trabajo precario, mejoraría la seguridad financiera de muchas familias y reforzaría la economía nacional.

Para lograr un cumplimiento más generalizado es crucial la aplicación sólida y eficiente de la ley, junto con los esfuerzos voluntarios de los empleadores de examinar la paga para saber si existen potenciales desigualdades discriminatorias. La recopilación de datos salariales habilitará a la EEOC y los OFCCP para que afronten la discriminación salarial de manera más efectiva.

• Los datos de salario brindarán información y solidez para los esfuerzos de aplicación de la ley de la EEOC y los OFCCP. La EEOC y los OFCCP han usado datos del EEO-1 durante mucho tiempo para identificar tendencias, obtener información para investigaciones y concentrar recursos.
• Datos adicionales necesarios como ayuda para cerrar la brecha salarial. La recopilación de resúmenes de datos salariales proporcionará información valiosa sobre tendencias y otras dimensiones de la brecha salarial entre industrias y ocupaciones. La EEOC publicará periódicamente informes sobre desigualdades salariales por sexo, raza, origen étnico, industria y ocupación para brindar datos comparativos.
• Respaldo de los esfuerzos del empleador para autoevaluar prácticas compensatorias: Los datos comparativos proporcionados en informes periódicos de la EEOC ayudarán a los empleadores a evaluar mejor sus políticas y prácticas salariales, y asegurarán que cumplan con las leyes federales y estatales relevantes.

Más detalles:

¿Quién debería presentar informes de datos salariales?

La propuesta requeriría que los empleadores con más de 100 empleados informaran los ingresos totales del W-2 por sexo, raza, origen étnico y grupo laboral.

¿Qué información deberían informar los empleadores?

• Los empleadores presentarían informes de los resúmenes de ingresos del W-2 por sexo, raza, origen étnico y grupo laboral.
  • Los empleadores contarían la cantidad de empleados en 12 bandas salariales por cada categoría laboral del EEO-1.
  • Para cada banda salarial, los empleadores ingresarían la cantidad de empleados cuya paga del W-2 para el año calendario corresponda a esa banda.
  • Los empleadores presentarían informes de resúmenes de datos salariales. Los empleadores no presentarían informes de la paga individual o los salarios.
• Al utilizar la misma información de sueldos que los empleadores presentan a los fines impositivos, la EEOC define la paga de manera uniforme con las prácticas salariales existentes del W-2.

Horas trabajadas: para dar cuenta de los empleos de tiempo parcial y parciales en el año, los empleadores informarían las horas trabajadas.

• La EEOC usa las categorías de la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) para los trabajadores exentos y no exentos, con las cuales están familiarizados los empleadores.
  • Para los trabajadores no exentos en virtud de la FLSA, los empleadores informarían las horas trabajadas según lo registrado a los fines de la FLSA.
  • Para los trabajadores exentos en virtud de la FLSA, los empleadores tendrían opción de informar: (1) 40 horas por semana para los empleados de tiempo completo, y 20 horas por semana para los empleados de tiempo parcial, multiplicado por la cantidad de semanas empleadas ese año; o (2) datos de las horas reales trabajadas que ya tienen. Los empleadores no deberán recopilar datos de las horas trabajadas para los trabajadores exentos si es que ya no lo hacen.

Categorías laborales actuales del EEO-1 y las 12 bandas salariales:

• Las diez categorías laborales del EEO-1 son conocidas para los empleadores porque ya agrupan a sus empleados a través de estas categorías laborales para el informe actual EEO-1.
• La EEOC ha usado estas categorías laborales del EEO-1 de manera efectiva al realizar análisis estadísticos que brindan información para investigaciones de problemas tales como la discriminación en la contratación.
• Las 12 bandas salariales se basarían en las usadas por la Oficina de Estadística Laboral en la encuesta de Estadísticas de Empleo Ocupacional y cubrirían a la mayoría de los trabajadores de Estados Unidos. Los datos informados en bandas salariales pueden ser muy útiles para análisis estadísticos, especialmente cuando hay un gran conjunto de datos, tal como habrá para este EEO-1.

¿Por qué necesita recopilar la EEOC ingresos del W-2?

La EEOC concluyó que usar ingresos del W-2 es importante por lo siguiente:

• Los pagos complementarios tales como bonos, horas extra y el pago de primas son cada vez más pertinentes para la compensación en EE. UU. y se incluyen en los ingresos del W-2, pero no en el pago base.
• La discriminación salarial es compleja, se ve afectada por muchos factores y no está limitada al pago base.
• La información brindada por el W-2 en combinación con la infraestructura existente del EEO-1 proporcionará información valiosa de diferentes regiones, industrias y ocupaciones, al igual que de género, raza y grupo étnico.

¿Cuándo comenzaría la EEOC a recopilar datos salariales de los empleadores?

Los empleadores presentarían el primer informe EEO-1 nuevo, incluidos los datos salariales, antes del 31 de marzo de 2018.

• Esto brinda a los empleadores 18 meses para hacer la transición al sistema nuevo, en lugar de 12 meses, como propuso originalmente la EEOC.
• El 31 de marzo brinda tiempo a los empleadores después de completar los formularios impositivos del año calendario, entonces pueden informar los números de la Casilla 1 del W-2 preparados a los fines impositivos. La EEOC no exigiría ningún cálculo especial, como lo hizo la propuesta original de la EEOC del 1 de febrero de 2016.
• El siguiente informe EEO-1 es para el 30 de septiembre de 2016. No hay cambios en este informe. Los empleadores no deberán proporcionar datos salariales este año. Luego, los empleadores no tienen que presentar un informe EEO-1 durante 18 meses, hasta el 31 de marzo de 2018.

¿Será difícil la recolección de datos?

La EEOC consideró cuidadosamente los comentarios de los empleadores sobre los cálculos de la carga de la agencia. En respuesta a los comentarios de empleadores, la agencia ajustó su estimado de las horas y los costos resultantes para este informe. A pesar de que el estimado de la carga en los empleadores ha aumentado, la propuesta actualizada reduce el trabajo para los empleadores, en comparación con la propuesta original.

• Cabe destacar que la EEOC redujo el trabajo necesario para completar el EEO-1 al permitir que los empleadores usen el mismo informe W-2 que usan para fines impositivos, y al pasar la fecha límite para coordinar con el año calendario existente del W-2.
• La EEOC consideró los comentarios de empleadores de que una variedad de profesionales pasan tiempo preparando el EEO-1. Revisaron la carga estimada y ahora da cuenta del tiempo y las tasas salariales de todos, desde el director ejecutivo, que puede necesitar revisar el EEO-1 antes de la certificación, hasta el personal de software y de recursos humanos, y el asesor legal, que puede revisarlo.
• La EEOC además ajustó el cálculo de la carga para responder a los comentarios de que muchos empleadores aún tienen personal para el ingreso de datos en el portal en línea del EEO-1 y no usan una carga de datos centralizada para todos los datos del EEO-1. La EEOC calcula que la carga anual de preparar el EEO-1 existente es de aproximadamente $30 millones.

La EEOC calcula que la suma de datos salariales aumenta el costo anual del tiempo usado para completar el informe del EEO-1 en un $416 por empleador, haciendo un total de $25 millones para todos los empleadores que deben presentarlo. Esto es un estimado; algunos empleadores tendrán costos anuales más altos y otros tendrán costos anuales más bajos.

La EEOC además proporciona un estimado de costos únicos de implementación, que representa el tiempo y los gastos para empleadores de cambiar los sistemas de informes EEO-1. La EEOC calculó que la suma de datos salariales provocará un costo de implementación único de alrededor de $446 por empleador, haciendo un total de $25 millones para todos los empleadores que deben presentarlo.

¿Será confidencial la información?

La EEOC y los OFCCP se apegarán a requisitos estrictos de confidencialidad y protegerán la confidencialidad y privacidad de los datos salariales y de horas trabajadas.

El Título VII prohíbe que la EEOC y sus contratistas hagan pública cualquier información del EEO-1 antes del inicio de un juicio conforme al Título VII que involucra la información. Cualquier violación de este estatuto por parte del personal de la EEOC está sujeta a sanciones penales, incluida la prisión.

Los OFCCP protegerán la confidencialidad de los datos de horas trabajadas y salarios del EEO-1 en la mayor medida posible de conformidad con la Ley de Libertad de la Información y la Ley de Secretos Comerciales.

La EEOC toma grandes medidas para proteger la confidencialidad e integridad de los datos del EEO-1, entre ellas:

• Capacitación del personal respecto de la protección y la seguridad de los datos.
• Mantención de un programa sólido de privacidad y seguridad cibernética en cumplimiento con la Ley Federal de Modernización de la Seguridad de la Información de 2014.
• Control de una base constante de sistemas de la EEOC.
• Además, los informes EEO-1 están cifrados para empleadores que presentan el informe EEO-1 mediante la opción de carga de datos.