Pequeños empleadores y adaptación razonable

Introducción

La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) (En Inglés) exige que todo empleador con 15 o más empleados proporcione adaptaciones razonables a las personas con discapacidades, a menos que ello genere una carga onerosa. Una adaptación razonable es cualquier cambio en el entorno de trabajo o en la forma en que se realiza un trabajo, que permite que una persona con una discapacidad tenga las mismas oportunidades laborales. Existe tres categorías de "adaptaciones razonables":

1. cambios en el proceso de solicitud de trabajo (En Inglés)
2. cambios en el entorno laboral o en la forma en que se realiza habitualmente un trabajo
3. cambios que permiten que un empleado con una discapacidad tenga los mismos beneficios y privilegios de empleo (tales como el acceso a la capacitación). (En Inglés)

Si bien muchas personas con discapacidades pueden postularse para un empleo o realizar trabajos sin adaptaciones razonables, las barreras del lugar de trabajo pueden evitar que otros desempeñen tareas que podrían realizar con algún tipo de adaptación. Estas barreras pueden ser obstáculos físicos (p. ej., instalaciones o equipos de difícil acceso) o pueden ser procedimientos o reglas (tales como las reglas relativas al momento en que se realiza un trabajo y se toman los descansos, o a la forma en que se llevan a cabo las tareas). Las adaptaciones razonables eliminan las barreras del lugar de trabajo para las personas con discapacidades.

Esta guía responde algunas de las cuestiones clave que enfrentan las pequeñas empresas en relación con las adaptaciones razonables. Explica tanto las obligaciones de los empleadores como las de las personas con discapacidades y revisa los límites hasta los cuales deben llegar los empleadores al proporcionar adaptaciones razonables.

Esta guía se ha adaptado de la Guía de cumplimiento sobre adaptaciones razonables y cargas onerosas en virtud de la ADA (En Inglés) publicada por la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo. Los pequeños empresarios que deseen obtener más información acerca de las adaptaciones razonables y las cargas onerosas, deben llamar al 1-800-669-3362 para solicitar una copia de la Guía de cumplimiento o pueden consultarla en el sitio web de la EEOC en www.eeoc.gov.

Solicitud de adaptación razonable (En Inglés)

1. ¿Cómo se debe solicitar una adaptación razonable?

   La persona debe informar al empleador que necesita un ajuste o cambio en el trabajo por un motivo relacionado con una afección médica. Es posible usar un "lenguaje sencillo" y no es necesario mencionar la ADA ni usar la frase "adaptación razonable". No es necesario presentar las solicitudes de adaptación razonable por escrito; sin embargo, el empleador puede optar por redactar un memorando o una carta para confirmar la solicitud.

2. ¿Qué debe hacer el empleador después de recibir una solicitud de adaptación razonable?

   Cuando la discapacidad y/o la necesidad de una adaptación no son evidentes, el empleador puede pedir a la persona que presente documentación razonable acerca de su discapacidad y limitaciones funcionales.

   El empleador y la persona que presenta una discapacidad deben participar en un proceso informal para aclarar lo que esta persona necesita e identificar una adaptación razonable adecuada. El empleador hará preguntas que le permitirán tomar una decisión informada con respecto a la solicitud. Esto incluye preguntar sobre el tipo de adaptación razonable que se necesita.

   Existen muchos recursos públicos y privados para ayudar a los empleadores y a las personas con discapacidades que desconocen las adaptaciones posibles. (En el Apéndice de esta guía encontrará un directorio de recursos que lo ayudará a identificar adaptaciones razonables.)

3. ¿Debe el empleador proporcionar la adaptación razonable que desea el empleado?

   El empleador puede elegir la adaptación razonable, siempre y cuando sea efectiva (es decir, elimina la barrera en cuestión en el lugar de trabajo). El empleador puede ofrecer otras sugerencias de adaptaciones razonables que eliminen la barrera en cuestión en el lugar de trabajo. Si existen dos adaptaciones razonables posibles y una es más costosa o más difícil de obtener, el empleador puede elegir la que sea menos costosa o más sencilla de obtener, siempre y cuando sea efectiva.

4. ¿Con qué prontitud debe responder el empleador ante una solicitud de adaptación razonable?

   El empleador debe responder de inmediato si recibe una solicitud de adaptación razonable. Si el empleador y la persona que presenta una discapacidad necesitan participar en un proceso interactivo, este también debe llevarse a cabo con la mayor prontitud posible. Asimismo, el empleador debe actuar de inmediato para proporcionar la adaptación razonable.

Tipos de adaptaciones razonables

Existen muchos tipos de adaptaciones razonables diferentes. A continuación encontrará información acerca de algunas de ellas.

5. ¿Se considera que la reestructuración de un trabajo es una adaptación razonable?

   Sí. Esto incluye: (1) transferir responsabilidades a otros empleados con respecto a tareas menores que un empleado no puede realizar debido a una discapacidad; y (2) modificar el tiempo y/o la forma en que se lleva a cabo una tarea. Si un empleado no puede realizar una tarea menor debido a una discapacidad, el empleador puede exigirle que desempeñe otra función menor en su lugar.

6. ¿Se considera una forma de adaptación razonable el proporcionar una licencia necesaria para la discapacidad de un empleado? ⁽¹⁾

   Sí. Salvo que suponga cargas onerosas, el hecho de ofrecer una licencia sin goce de sueldo es una forma de adaptación razonable. Sin embargo, el empleador no está obligado a proporcionar más licencias pagadas que las que otorga a los demás empleados.

7. ¿Puede el empleador aplicar una política de licencia "libre de responsabilidad legal", según la cual se despide automáticamente a los empleados que toman una licencia durante un período de tiempo determinado, a un empleado que presenta una discapacidad y necesita licencias adicionales?

   Si un empleado con una discapacidad necesita otras licencias sin goce de sueldo como adaptación razonable, el empleador debe otorgar las licencias adicionales al empleado, incluso cuando tenga una política "libre de responsabilidad legal". El empleador, sin embargo, no necesita otorgar una licencia en los siguientes casos: (1) si puede proporcionar una adaptación efectiva que permita que la persona continúe trabajando, o (2) si puede demostrar que el hecho de otorgar una licencia adicional generaría una carga onerosa.

8. Cuando un empleado solicita una licencia como adaptación razonable, ¿puede el empleador ofrecer, en su lugar, una adaptación que exija al empleado permanecer en el trabajo?

   Sí, si la adaptación razonable propuesta por el empleador es efectiva y elimina la necesidad de una licencia. En consecuencia, el empleador puede reasignar tareas menores o proporcionar una transferencia temporal en lugar de la licencia, siempre y cuando el empleado pueda continuar atendiendo sus necesidades médicas.

9. ¿Un horario modificado o de tiempo parcial es una adaptación razonable?

   Sí; si no se presentan cargas onerosas. Un horario modificado puede suponer ajustar los horarios de llegada y salida, incorporar pausas periódicas, modificar el momento en que se realizan ciertas tareas, permitir al empleado el uso de una licencia pagada acumulada u otorgar licencias sin goce de sueldo.

10. ¿Se considera una adaptación razonable modificar la política del lugar de trabajo debido a la discapacidad de un empleado?

    Sí. Por ejemplo, otorgar a un empleado tiempo libre fuera del trabajo o un horario de trabajo ajustado como adaptación razonable puede suponer modificar los procedimientos y políticas de licencia y asistencia. Sin embargo, una adaptación razonable solo exige que el empleador modifique la política para el empleado con discapacidad. El empleador puede continuar aplicando la política a todos los demás empleados.

11. ¿Debe el empleador reasignar al empleado a un puesto vacante cuando este ya no puede realizar su trabajo como consecuencia de una discapacidad?

    Sí, a menos que el empleador puede demostrar que esto generaría una carga onerosa. Se aplican los siguientes criterios a la reasignación:

    El empleado debe ser "apto" para el nuevo puesto. Esto significa que: (1) reúne los requisitos del puesto en términos de capacidad, experiencia, formación y otros requisitos relacionados con el trabajo; y (2) puede realizar las tareas principales del nuevo puesto, con o sin adaptaciones razonables. El empleador no debe ayudar al empleado para que sea apto para el puesto.

    El empleador no debe descartar a otros empleados ni generar un puesto. Tampoco debe ascender al empleado.

    La reasignación debe hacerse en un puesto que tenga igual pago y categoría que el puesto que tenía el empleado o en uno que sea lo más cercano posible en términos de pago y categoría en caso de que no haya ningún puesto equivalente vacante.

12. ¿Se incluye entre las adaptaciones razonables el cambio de supervisor?

    No. Sin embargo, la ADA puede exigir que los métodos de supervisión, tal como el método de comunicación de asignaciones, se modifiquen como una forma de adaptación razonable.

Otros asuntos sobre adaptaciones razonables

13. ¿Existen cosas que no se consideran adaptaciones razonables y, en consecuencia, no son obligatorias?
    • El empleador no debe eliminar la responsabilidad principal de un trabajo.
    • El empleador no está obligado a reducir las normas de producción que se aplican a todos los empleados; sin embargo, es posible que deba proporcionar adaptaciones razonables que permitan que un empleado con una discapacidad cumpla con ellas.
    • El empleador no está obligado a proporcionar artículos de uso personal, tales como miembros protésicos, sillas de ruedas, anteojos, audífonos o dispositivos similares.
    • El empleador nunca debe justificar la violación de una regla de conducta de aplicación uniforme que esté relacionada con el trabajo y sea coherente con las necesidades de la empresa. Esto significa, por ejemplo, que el empleador no debe tolerar ni justificar jamás la violencia, las amenazas de violencia, los robos ni la destrucción de bienes. El empleador debe sancionar a un empleado con una discapacidad que ha participado en tales conductas si aplicaría la misma sanción a un empleado que no presenta discapacidad alguna.
14. ¿Puede un empleador informar a los demás empleados que alguien recibe una adaptación razonable?

    No, debido a que esto generalmente equivale a la divulgación sobre la discapacidad de una persona. La ADA prohíbe, específicamente, la divulgación de información médica, salvo en ciertas situaciones limitadas, que no incluyen la divulgación a los compañeros de trabajo.

    Desde luego, el empleador puede responder una pregunta de un empleado acerca de los motivos por los cuales un compañero de trabajo recibe lo que se considera un trato "diferente" o "especial" enfatizando su política de ayudar a todo empleado que encuentre dificultades en el lugar de trabajo. El empleador también puede mencionar que muchos de los problemas que encuentran los empleados en el lugar de trabajo son personales y que, en tales circunstancias, corresponde al empleador respetar la política de privacidad del empleado. El empleador puede sostener este argumento asegurándole al empleado que formula la pregunta que su privacidad se respetaría de la misma manera si este tuviera la necesidad de pedir al empleador algún tipo de cambio en el lugar de trabajo por motivos personales. Los empleadores también pueden proporcionar a todos los empleados información acerca de las diversas leyes que exigen al empleador satisfacer ciertas necesidades del empleado (p. ej., la ADA y la Ley de Licencia Médica y Familiar), a la vez que le exigen proteger la privacidad de los empleados.

15. ¿Puede el empleador preguntar si es necesaria una adaptación razonable cuando el empleado con discapacidades no ha pedido ninguna?

    Si el empleador sabe que el empleado presenta una discapacidad, puede preguntarle si necesita una adaptación razonable cuando considere, sensatamente, que el empleado puede necesitar una adaptación. El empleador también puede preguntar a un empleado con discapacidades que presenta problemas de rendimiento o conducta si necesita una adaptación razonable.

Cargas onerosas:
límites al proporcionar adaptaciones razonables

El empleador no debe proporcionar ninguna adaptación razonable que genere una carga onerosa; es decir, dificultades o gastos importantes. Las cargas onerosas se refieren no solo a las dificultades financieras, sino también a las adaptaciones razonables que son indebidamente amplias o perturbadoras, o a aquellas que alterarían básicamente la naturaleza o el funcionamiento del negocio.

Cada solicitud de adaptación razonable debe evaluarse por separado para determinar si supondrá una dificultad excesiva, teniendo en cuenta lo siguiente:

• la naturaleza y el costo de la adaptación necesaria;
• los recursos financieros generales del negocio; la cantidad de personas empleadas por la empresa; y el efecto en los gastos y recursos de la empresa;
• el impacto de la adaptación en los negocios.

Si los costos representan un problema, el empleador debe determinar si existe alguna financiación disponible por parte de fuentes externas, tales como un organismo estatal de rehabilitación, para el pago de una parte o la totalidad de la adaptación. Además, el empleador debe establecer si corresponde compensar ciertos créditos fiscales o deducciones del costo de la adaptación. Además, y en la medida en que una parte del costo de la adaptación represente una carga onerosa, el empleador puede pedir a la persona con discapacidades que pague la diferencia.

El empleador no puede reclamar una carga onerosa en función de los temores o prejuicios del empleado (o cliente), ni debido al hecho de que no otorgar una adaptación razonable podría tener un impacto negativo en la moral del empleado. El empleador puede, no obstante, reclamar una carga onerosa cuando una adaptación razonable podría perturbar indebidamente la capacidad de otros empleados para realizar su trabajo.

16. ¿Debe un empleador modificar las horas de trabajo de un empleado con una discapacidad si, al hacerlo, evita que otros empleados realicen su trabajo?

    No. Si al modificar las horas de trabajo de un empleado (u otorgarle una licencia), se evita que otros empleados realicen su trabajo, entonces la interrupción de las operaciones del empleador constituye una dificultad excesiva.

17. ¿Puede el empleador rechazar una solicitud de licencia cuando el empleado no puede informar una fecha fija de regreso?

    En algunas situaciones, el empleado puede proporcionar solamente una fecha aproximada de regreso debido a que el tratamiento y la recuperación no siempre permiten una planificación exacta. Si el empleador puede demostrar que la falta de una fecha fija de regreso supone una dificultad excesiva, entonces puede negar la licencia. Se pueden generar cargas onerosas si el empleador no puede planificar el regreso del empleado ni ocupar de manera permanente el puesto. En otras situaciones, el empleador puede ser flexible.

FOOTNOTES:

1 Los empleadores incluidos en la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA, por sus siglas en inglés) pueden tener obligaciones en virtudes de esa ley y de la ADA. (En Inglés) Para obtener más información acerca de cómo estas dos leyes se aplican a la licencia y los horarios modificados, los empleadores pueden consultar la Guía de cumplimiento sobre adaptaciones razonables y cargas onerosas en virtud de la ADA (En Inglés) publicada por la EEOC y la Hoja de datos sobre la FMLA y la ADA de la EEOC.

APÉNDICE

Recursos para buscar adaptaciones razonables

Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU.
1-800-669-3362 (voz) 1-800-800-3302 (TT)

El Centro de Publicaciones de la EEOC tiene muchos documentos gratuitos acerca de las disposiciones laborales del Título I de la ADA, que incluyen tanto § 12101 y subsiguientes de la Parte 42 del Código de Estados Unidos (U.S.C., por sus siglas en inglés) (1994) como las reglamentaciones § 1630 del Título 29 del Código de Reglamentaciones Federales [C.F.R., por sus siglas en inglés] (1997). Además, la EEOC ha publicado una gran cantidad de información básica acerca de adaptaciones razonables y cargas onerosas. Las dos principales fuentes de información interpretativa son las siguientes: (1) la Guía interpretativa que acompaña las reglamentaciones del Título I (también conocida como "Apéndice" de las reglamentaciones), Título 29 del C.F.R., Parte 1630, apartados §§ 1630.2(o), (p), 1630.9 (1997), y (2) el Manual de asistencia técnica sobre disposiciones laborales (Título I) de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades III, Manual del Prácticas Laborales Equitativas (FEP, por sus siglas en inglés) 8 (Oficina de Asuntos Nacionales [BNA, por sus siglas en inglés]) 405:6981, 6998-7018 (1992). El manual incluye un directorio de recursos de 200 páginas, que abarca organismos federales y estatales, organismos de rehabilitación (que pueden pagar una parte o la totalidad de los costos de una adaptación razonable) y organizaciones de discapacidad que pueden ofrecer ayuda en la identificación y búsqueda de adaptaciones razonables.

La EEOC también ha analizado asuntos relacionados con las adaptaciones razonables en las siguientes guías y documentos: (1) Guía de cumplimiento: Preguntas y exámenes médicos relacionados con la discapacidad previos al empleo en páginas 5, 6-8, 20, 21-22 del Manual de FEP 8 (BNA) 405:7191, 7192-94, 7201 (1995); (2) Guía de cumplimiento: Compensación para trabajadores y ADA en páginas 15-20 del Manual de FEP 8 (BNA) 405:7391, 7398-7401 (1996); (3) Guía de cumplimiento: La Ley de Estadounidenses con Discapacidades y las discapacidades psiquiátricas en páginas 19-28 del Manual de FEP 8 (BNA) 405:7461, 7470-76 (1997); y (4) Hoja de datos sobre la Ley de Licencia Médica y Familiar, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 en páginas 6-9 del Manual de FEP 8 (BNA) 405:7371, 7374-76 (1996).

Finalmente, la EEOC tiene un cartel que los empleadores y sindicatos pueden usar para cumplir con los requisitos de publicación de la ADA.

Todos los documentos mencionados anteriormente, excepto el Manual de asistencia técnica y directorio de recursos sobre la ADA y el cartel, están también disponibles a través de Internet en http://www.eeoc.gov.

Departamento de Trabajo de Estados Unidos (para obtener información acerca de la Ley de Licencia Médica y Familiar)

Para solicitar materiales por escrito: 1-800-959-3652 (voz) 1-800-326-2577 (TT)
Para hacer preguntas: (202) 219-8412 (voz)

Servicio de Rentas Internas (para obtener información acerca de los créditos y deducciones fiscales por proporcionar ciertas adaptaciones razonables)

(202) 622-6060 (voz)

Red de Acomodación en el Empleo (JAN, por sus siglas en inglés)
1-800-232-9675 (voz/TT)
http://janweb.icdi.wvu.edu/

Servicio del Comité Presidencial sobre Empleo para Personas con Discapacidades. La JAN puede proporcionar información gratuita acerca de muchos tipos de adaptaciones razonables.

ADA - Centros de Asistencia Técnica sobre Discapacidad y Empresas (DBTAC, por sus siglas en inglés)
1-800-949-4232 (voz/TT)

Los DBTAC son 10 centros regionales con financiamiento federal que brindan información, capacitación y asistencia técnica sobre la ADA. Cada centro trabaja con redes locales empresariales, de discapacidad, gubernamentales, de rehabilitación y demás redes profesionales para proporcionar información y asistencia actualizada sobre la ADA, poniendo especial énfasis en satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas. Los DBTAC pueden recomendar fuentes locales con experiencia en adaptaciones razonables.

Registro de Intérpretes para Sordos
(301) 608-0050 (voz/TT)

El registro ofrece información sobre cómo buscar y usar los servicios de intérpretes y transliteración.

Proyecto de asistencia técnica de la RESNA
(703) 524-6686 (voz) (703) 524-6639 (TT)
http://www.resna.org/hometa1.htm

La Sociedad de Ingeniería de Rehabilitación y Tecnología de Asistencia de América del Norte (RESNA, por sus siglas en inglés) pueden recomendar proyectos, en los 50 estados y seis territorios, que ofrecen asistencia técnica sobre servicios relacionados con la tecnología para las personas con discapacidades. Los servicios pueden incluir:

• información y centros de derivación para ayudar a determinar qué dispositivos pueden ayudar a una persona con una discapacidad (incluido el acceso a grandes bases de datos que contienen información acerca de miles de productos de tecnología de asistencia disponibles para su compra);
• centros donde las personas pueden probar nuestros dispositivos y equipos;
• asistencia para la obtención de financiación y reparación de dispositivos; e
• intercambio de equipos y programas de reciclaje.