PREGUNTAS Y RESPUESTAS - SOLICITUDES ASOCIADAS A LA LEY DE LIBERTAD DE INFORMACIÓN (FOIA, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS)

(Para obtener información más detallada, consulte la Guía de referencia sobre la FOIA en http://www.eeoc.gov/foia/handbook.html. (En Inglés))

1. ¿Qué es la FOIA?

La FOIA es una ley federal que exige que los organismos federales divulguen los registros de las dependencias al público, excepto en la medida en que dichos registros o parte de ellos estén protegidos contra la divulgación por una de las nueve exenciones de la FOIA. La Oficina del Asesor Legal (OLC, por sus siglas en inglés) administra la FOIA dentro de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés).

2. ¿Qué son los registros de los organismos?

Los registros de organismo de la EEOC son registros que fueron creados por la EEOC y/o se encuentran en posesión o bajo el control de la EEOC al momento en que se recibe la solicitud.

3. ¿Quiénes pueden realizar una solicitud asociada a la FOIA?

Cualquiera puede realizar una solicitud asociada a la FOIA- Esto incluye sociedades, organizaciones, asociaciones o gobiernos extranjeros/estatales/locales.

4. ¿Cómo solicito los registros?

Las solicitudes asociadas a la FOIA deben presentarse por escrito y deben describir razonablemente los registros solicitados. Usted debe proporcionar la mayor cantidad posible de información con respecto al registro, tal como fecha, ubicación, tema, nombres y números de causa o demanda.

Las solicitudes asociadas a la FOIA deben identificarse con claridad y de forma destacada como solicitudes asociadas a la FOIA. Esto significa que debe constar la leyenda "FOIA" en el sobre o en otra portada y en el texto de la correspondencia donde se realiza la solicitud.

5. ¿Dónde se presenta una solicitud asociada a la FOIA?

Puede presentar su solicitud de registros con respecto a las cuatro áreas que se mencionan a continuación ante el director de distrito responsable de la oficina de distrito, de campo, de área u oficina local donde usted considere que se encuentran los registros. § 1610.7(a), Título 29 del C.F.R.:

• materiales de expedientes indagatorios de oficinas de campo relacionados con cargos presentados conforme al Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, la Ley de Igualdad de Pago, la Ley Contra la Discriminación por Edad en el Empleo de 1967 y la Ley de Estadounidenses con Discapacidades;
• acuerdos entre la Comisión y las Agencias de Prácticas de Empleo Equitativo de ese distrito;
• datos estadísticos no confidenciales con respecto a ese distrito; e
• información acerca de empleados actuales o anteriores de la oficina de distrito.

(Consulte los directores de distrito en http://www.eeoc.gov/spanish/eeoc/foia/contacts.html.)

Envíe toda otra solicitud asociada a la FOIA a: Stephanie D. Garner, Assistant Legal Counsel, Equal Employment Opportunity Commission, Office of Legal Counsel, FOIA Programs, 131 M Street, N.E., Suite 5NW02E, Washington, D.C. 20507; o por fax al 202-663-4679 y por correo electrónico a foia@eeoc.gov.

6. ¿Cuándo puedo realizar una solicitud asociada a la FOIA para obtener una copia de mi expediente de cargos?

Toda parte accionante puede obtener acceso a su expediente de cargos una vez que la EEOC haya completado su investigación y emitido un Aviso de derecho a demandar (NRTS, por sus siglas en inglés). Una vez que recibe un NRTS, la parte accionante tiene 90 días para solicitar una copia del expediente de cargos.

7. ¿Puedo realizar una solicitud asociada a la FOIA para obtener una copia de mi expediente de cargos después de haber solicitado el mismo expediente conforme a la Sección 83 del Manual de cumplimiento de la EEOC?

Sí. La solicitud de una copia de su expediente de cargos conforme a la Sección 83 no le imposibilita solicitar el mismo expediente en virtud de la FOIA.

8. ¿Cómo verifico el estado de mi solicitud asociada a la FOIA?

Puede verificar el estado de la solicitud asociada a la FOIA comunicándose con el Centro de Atención al Solicitante (RSC, por sus siglas en inglés) por teléfono al 202-663-4500 o por fax al 202-663-4679, o comunicándose con el miembro del personal de los Programas de la FOIA identificado en la carta de acuse de recibo al número de teléfono indicado.

El RSC de la FOIA es el primer lugar con el cual debe comunicarse un solicitante para obtener información acerca del estado de una solicitud asociada a la FOIA o para hacer preguntas sobre la FOIA.

9. ¿Qué costo tiene realizar una solicitud asociada a la FOIA?

No existen costos asociados con la presentación de una solicitud asociada la FOIA. Sin embargo, si usted se encuentra en la categoría "Otros", tal como sucede con la mayoría de los solicitantes que buscan expedientes de cargos, y la ubicación de los registros específicos solicitados dura más de dos horas, se le cobrará una tasa por el tiempo de búsqueda que supere las dos horas. La copia de las primeras 100 páginas de los registros no tiene costo alguno. Sin embargo, después de las primeras 100 páginas "gratuitas", se le cobrarán 15 centavos por página.

10. ¿En qué formato se divulgan los registros?

Generalmente, los registros se divulgan en copias impresas por correo. Sin embargo, los solicitantes pueden pedir que se divulguen los registros en otros formatos; por ejemplo, en un CD o por fax o correo electrónico, en caso de que se haya proporcionado un CD, un número de fax o una dirección de correo electrónico. Los registros se divulgarán en otros formatos si se encuentran disponibles para su reproducción en el formato solicitado.

11. ¿Quién realiza la copia de los registros para una solicitud asociada a la FOIA?

Los registros divulgados se reproducen de manera interna en la EEOC o se envían a un contratista para su duplicación. El hecho de que su solicitud se envíe a un contratista privado para que realice las copias depende de la cantidad de trabajo que tenga la oficina, del volumen de la solicitud y de su acuerdo para que los registros se divulguen procesados por un tercero contratado por la EEOC.

12. ¿Quién puede otorgar o rechazar una solicitud asociada a la FOIA?

El director de distrito o una persona designada en cada oficina de distrito tienen la facultad de otorgar o rechazar una solicitud asociada a la FOIA dentro de su distrito.

El asesor legal o las personas designadas; es decir, el subasesor legal de Programas de la FOIA y el subasesor legal de la División de Asesoramiento y Litigios Externos, tienen la facultad de otorgar o rechazar solicitudes y apelaciones asociadas a la FOIA.

13. ¿En cuánto tiempo debe responder la EEOC a una solicitud asociada a la FOIA?

La FOIA especifica que los organismos tienen 20 días laborables, excluyendo sábados, domingos y feriados nacionales, luego de la recepción de la solicitud asociada a la FOIA para emitir una resolución. El período de 20 días laborables no comienza hasta que la solicitud asociada a la FOIA es recibida por un componente de la FOIA, un funcionario autorizado por el organismo para procesar solicitudes asociadas a la FOIA. Los componentes de la FOIA tienen 10 días laborables para remitir a la oficina correcta toda solicitud asociada a la FOIA que se haya enviado a la dirección equivocada.

La EEOC también puede arancelar el tiempo de respuesta de 20 días para pedir al solicitante una aclaración o información de tasas. Cuando, debido a circunstancias poco comunes, la EEOC no puede emitir la resolución de su solicitud en el término de 20 días laborables, la FOIA permite que la EEOC tome una prórroga de 10 días laborables. La EEOC le notificará por escrito antes del vencimiento de los 20 días laborables en caso de que sea necesario tarifar o prorrogar su tiempo de respuesta. Si no es posible emitir una resolución dentro del período de prórroga de 10 días laborables, la EEOC se comunicará con usted e intentará negociar una nueva fecha límite o depurar la solicitud.

14. ¿Qué tipo de registros puedo revisar y duplicar en la EEOC sin una solicitud asociada a la FOIA?

Usted puede revisar y duplicar registros de la EEOC disponibles en la sala de lectura pública que se encuentra en la biblioteca de la oficina central de la EEOC (131 M. Street, N.E., Suite 5NW02E, Washington, D.C. 20507) o en cualquier oficina de distrito de la EEOC. (Visite http://www.eeoc.gov/field/index.cfm (En Inglés) para obtener una lista de las oficinas de distrito de la EEOC). Documentos tales como los siguientes se encuentran a disposición del público para que los inspeccione y obtenga copias de ellos:

• presupuestos de la Comisión presentados ante el Congreso;
• informes anuales de la EEOC;
• el Manual de cumplimiento de la Comisión y el Catálogo;
• formularios en blanco relacionados con procedimientos de la Comisión que afectan al público en general; y
• las sentencias, directivas y decisiones de la Comisión.

15. ¿Qué tipos de registros de la EEOC no se divulgan al público en general?

La EEOC no divulgará públicamente los cargos de discriminación laboral, la información sobre conciliaciones de cargos ni los datos no agregados de encuestas sobre Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEO, por sus siglas en inglés). Los expedientes de quejas en el sector federal no se divulgan a terceros. No se divulgarán registros que contengan deliberaciones previas a la toma de decisiones entre organismos o dentro de ellos, recomendaciones, análisis y opiniones, comunicaciones entre abogados y clientes, el producto del trabajo de los abogados, la información entregada a la EEOC por fuentes confidenciales y los asuntos que afecten la privacidad personal y los registros personales o médicos de un tercero. Por ejemplo, la EEOC no divulga la declaración indagatoria; los códigos de categorización ni el nombre, el número de teléfono, la dirección, el número de seguro social ni otra información personal respecto de un tercero.

16. ¿Existe algún otro requisito para la divulgación?

Toda solicitud de datos de una encuesta EEO-1 de un empleador en particular o los datos de una encuesta EEO-4 de un gobierno estatal o local en particular debe estar acompañada de una copia de una demanda judicial con un sello que reza "Archivada", que señala que la parte accionante ha entablado un demanda contra el demandado mencionado en virtud del Título VII y/o de la ADA.

17. ¿Qué medidas puedo tomar si no estoy conforme con la resolución de la FOIA?

Cuando se ha rechazado, total o parcialmente, una solicitud de registros, el solicitante puede apelar la decisión al asesor legal o a la persona que este designe en el término de 30 días de la recepción de la carta de resolución del director de distrito o del subasesor legal de Programas de la FOIA. Debe seguirse el procedimiento a continuación:
La apelación debe:

• presentarse por escrito;
• estar dirigida a la subasesora legal a: Assistant Legal Counsel, Office of Legal Counsel, Equal Employment Opportunity Commission, 131 M. Street, N.E., Suite 5NW02E, Washington, D.C. 20507;
• mostrar claramente la leyenda "Apelación asociada a la FOIA" en el sobre u otra portada; e
• incluir una copia de la carta de resolución del director de distrito. Si no se incluye la carta de resolución del director de distrito con la apelación del solicitante, la apelación no está "perfeccionada" y no cumple con las reglamentaciones de la EEOC. Como consecuencia, no se la considera recibida y no se la procesará hasta que la EEOC reciba una copia de la carta de resolución.

Si no se cumplen las reglamentaciones de la EEOC, se prolongará el tiempo durante el cual se revisa la apelación y se emite una resolución.
Si no está conforme con la resolución de la apelación, usted tiene derecho a entablar una demanda civil en un tribunal federal de distrito.

18. ¿Debe presentarse en inglés la solicitud asociada a la FOIA?

No. Las solicitudes asociadas a la FOIA pueden presentarse en cualquier idioma.