PREGUNTAS Y RESPUESTAS: SOLICITUDES ASOCIADAS A LA FOIA POR EXPEDIENTES DE CARGOS

¿Qué es la Ley de Libertad de Información (FOIA, por sus siglas en inglés)?

La FOIA es la ley que exige que los organismos federales divulguen los registros de las dependencias al público, excepto en la medida en que dichos registros o parte de ellos estén protegidos contra la divulgación por una de las nueve exenciones de la FOIA.

Preguntas frecuentes de la parte accionante con respecto a la divulgación de expedientes

1. Presenté cargos por presunta discriminación contra mi empleador. ¿Cómo realizo una solicitud asociada a la FOIA para obtener una copia de mi expediente de cargos?

Una vez que la Comisión ha completado su investigación, pero antes de que caduque el período de 90 días posteriores al Aviso de derecho a demandar (NRTS, por sus siglas en inglés), usted puede solicitar una copia de su expediente de cargos. Para ello, debe:

• presentar una solicitud por escrito;
• identificarla con la leyenda "Solicitud asociada a la FOIA" en la portada y en la solicitud;
• incluir el número de cargo;
• proporcionar una descripción razonable de la información buscada; y
• dirigirla al director de distrito de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés) que corresponda.

Envíe las solicitudes de expediente de cargos al director de distrito responsable de la oficina de distrito, de campo, de área u oficina local que investigó su cargo. Si no está seguro de la dirección correcta, consulte la lista completa de direcciones de las oficinas de distrito disponible en http://www.eeoc.gov/foia/index.html.

2. ¿Qué costo tiene realizar una solicitud asociada a la FOIA?

No existen costos asociados con la presentación de una solicitud asociada la FOIA por un expediente de cargos. No obstante, si la búsqueda de documentos específicos dentro del expediente dura más de dos horas, se le cobrará una tasa por el tiempo de búsqueda que supere las dos horas. La copia de las primeras 100 páginas de su expediente de cargos no tiene costo alguno. Sin embargo, después de las primeras 100 páginas "gratuitas", se le cobrarán 15 centavos por página.

3. ¿Cómo puedo verificar el estado de mi solicitud asociada a la FOIA?

Puede verificar el estado de su solicitud asociada a la FOIA comunicándose con el Centro de Atención al Solicitante por teléfono al (202) 663-4500 o por fax al (202) 663-4679, o comunicándose con el miembro del personal de los Programas de la FOIA identificado en la carta de acuse de recibo al número de teléfono indicado. Pronto, podrá verificar el estado de su solicitud asociada a la FOIA a través del sitio de Internet interactivo de la EEOC.

4. ¿Cuánto demoro en recibir una copia de mi expediente de cargos?

La FOIA especifica que los organismos tienen 20 días laborables, excluyendo sábados, domingos y feriados nacionales, para responder a una solicitud. El período de 20 días laborables no comienza hasta que la solicitud asociada a la FOIA es recibida por un componente de la FOIA, un funcionario autorizado por la EEOC para procesar solicitudes asociadas a la FOIA. Sin embargo, si se envía la solicitud a un componente de la FOIA incorrecto, tomará más tiempo procesarla. La FOIA proporciona a la EEOC 10 días laborables más para remitir su solicitud a la dependencia correcta. De ser así, se le notificará por escrito la fecha en que se recibió su solicitud en la dependencia incorrecta y la fecha en que se la remitió al componente de la FOIA correcto para su procesamiento. El componente de la FOIA correcto le notificará la fecha en que recibió su solicitud y la fecha en la cual se emitirá la resolución de su solicitud.

La EEOC también puede arancelar el tiempo de respuesta de 20 días para solicitar una aclaración de su solicitud o información de tasas. Además, cuando, debido a circunstancias poco comunes, la EEOC no puede emitir la resolución de su solicitud en el término de 20 días laborables, la FOIA permite que la EEOC tome una prórroga de 10 días laborables. La EEOC le notificará por escrito antes del vencimiento de los 20 días laborables en caso de que sea necesario tarifar o prorrogar el tiempo de respuesta. Si no es posible emitir una resolución dentro del período de prórroga de 10 días laborables, la EEOC se comunicará con usted e intentará negociar una nueva fecha límite o depurar la solicitud.

Para obtener información adicional acerca de las circunstancias en las cuales es posible aplicar una prórroga o un tiempo de respuesta tarifado, y sobre el tipo de carta de resolución que puede esperar, consulte la sección Tiempo de respuesta en la Guía de referencia sobre la FOIA de la EEOC, que se encuentra en http://www.eeoc.gov/foia/hb-5.html. Los plazos de tiempo para la respuesta de la EEOC también se plantean en la FOIA, en el § 552(a)(6)(A), Título 5 del Código de Estados Unidos (U.S.C., por sus siglas en inglés) y en el § 1610.9(b), Título 29 del Código de Reglamentaciones Federales (C.F.R., por sus siglas en inglés) de las reglamentaciones de la EEOC.

5. ¿Se puede rechazar la solicitud de una copia de mi expediente de cargos?

Sí. Los dos motivos más comunes para el rechazo de una solicitud son los siguientes:

• Si usted solicita el expediente antes de que la EEOC haya completado su investigación y emitido un Aviso de derecho a demandar, se rechazará la solicitud en virtud de la exención (b)(7)(A) de la FOIA. Esta exención nos permite rechazar una solicitud para evitar interferencias en una causa en curso. Nos preocupa que la divulgación prematura de los documentos mientras el expediente está abierto pueda interferir en la investigación de la EEOC.
• Si usted recibió un Aviso de derecho a demandar pero no lo usó en el término de 90 días para obtener acceso a su expediente o entablar una demanda, se rechazará la solicitud en virtud de la exención (b)(3). Una vez que caduca el plazo para entablar una demanda, la parte actuante (CP, por sus siglas en inglés) se considera un miembro del público. Los Artículos 706(b) y 709(e) del Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, y sus enmiendas (Título VII), el Artículo 107 de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) y el Artículo 206 de la Ley de No Discriminación por Información Genética (GINA, por sus siglas en inglés) prohíben la divulgación de expedientes de cargos a los miembros del público en general. Si solicita un expediente una vez que ha caducado el NRTS, se le pedirá que presente una copia de su queja judicial a fin de que podamos verificar que podemos divulgarle el expediente.

6. Mi expediente de cargos contiene información acerca de lo que me sucedió. ¿Por qué se retendría la información?

Todos los registros se pondrán a disposición a menos que la información que contienen esté exenta de divulgación. La FOIA incluye nueve exenciones y tres exclusiones que prevén los únicos fundamentos para la no divulgación. Las exenciones permiten a los organismos retener ciertos tipos o categorías de registros. Por ejemplo, la exención (b)(5), la exención usada con más frecuencia por la EEOC, permite al organismo retener registros que reflejan análisis y recomendaciones del personal de la EEOC generados con el objetivo de sugerir al organismo una acción posible. Esta exención protege el proceso de deliberación del organismo y cubre las comunicaciones internas que son de naturaleza deliberativa.

7. ¿Recibe mi empleador una copia del expediente de cargos?

Su empleador no recibe copias del expediente de cargos, a menos que se cumplan los siguientes dos requisitos:

• se ha emitido el Aviso de derecho a demandar; y
• usted presentó una queja judicial de los cargos.

8. ¿Pueden los compañeros de trabajo obtener una copia del expediente de cargos en virtud de la FOIA?

No. Solo la parte accionante y el demandado pueden obtener copias del expediente de cargos y únicamente si se cumplen ciertos requisitos. No se divulgará su expediente de cargos a terceros.

9. El director de distrito no me entregó todos los documentos o eliminó información de algunos documentos. ¿Puedo apelar?

Sí. Cuando se ha rechazado, total o parcialmente, una solicitud de registros, el solicitante puede apelar la decisión en el término de 30 días de la recepción de la carta de resolución del director de distrito. Debe seguirse el procedimiento a continuación:

• la apelación debe presentarse por escrito;
• debe estar dirigida a la subasesora legal a: Assistant Legal Counsel, FOIA Programs, Equal Employment Opportunity Commission, 131 M Street, N.E., Suite 5NW02E, Washington, D.C. 20507;
• debe mostrar claramente la leyenda "Apelación asociada a la FOIA" en el sobre u otra portada; y
• se debe incluir una copia de la carta de resolución del director de distrito. Si no se incluye la carta de resolución del director de distrito con la apelación del solicitante, la apelación no está "perfeccionada" y la solicitud no cumple con las reglamentaciones de la EEOC. Como resultado, el solicitante recibirá una carta en la que le indican que no se puede procesar la solicitud hasta que el solicitante proporcione a la EEOC una copia de la carta de resolución del director de distrito.
• Si no se cumplen las reglamentaciones, se prolongará el tiempo durante el cual se revisa la apelación y se emite una resolución.

10. No puedo esperar 20 días laborables para recibir una copia del expediente de cargos. ¿Qué puede hacer para obtener los documentos más rápidamente?

Generalmente, las solicitudes asociadas a la FOIA se procesan en el orden en que se las recibe. Sin embargo, las solicitudes de la FOIA pueden recibir un "procesamiento acelerado" si el solicitante demuestra una "necesidad apremiante". Una necesidad apremiante supone que:

si no se obtienen los registros antes, podría preverse razonablemente que se presente una amenaza inminente para la vida o la seguridad física de una persona; o

el solicitante es una persona principalmente comprometida con la difusión de noticias y existe la urgencia de informar al público acerca de una actividad gubernamental real o presunta.

Un solicitante que solicita un procesamiento acelerado debe presentar con la solicitud una declaración, cuya veracidad y adecuación se certifiquen según el leal saber y entender de esa persona y donde se explique en detalle el fundamento para solicitar un procesamiento acelerado.

El solicitante recibirá una resolución con respecto a la solicitud de procesamiento acelerado en el término de 10 días calendario de su recepción por parte del director de distrito correspondiente o la persona que este designe. § 1610.9 (c)(2), Título 29 del C.F.R.

Preguntas frecuentes del demandado con respecto a la divulgación de expedientes

1. ¿Cómo realizo una solicitud asociada a la FOIA para obtener un expediente de cargos?
Una vez que una parte accionante ha entablado una demanda en su contra, usted puede solicitar una copia del expediente de cargos. Para ello, debe:

• enviar una solicitud por escrito;
• identificarla con la leyenda "Solicitud asociada a la FOIA";
• incluir el número de cargo;
• identificar razonablemente la información buscada; y
• dirigirla al director de distrito de la EEOC correspondiente.

Las solicitudes de expediente de cargos deben dirigirse al director de distrito responsable de la oficina de distrito, de campo, de área u oficina local que investigó su cargo. § 1610.7(a), Título 29 del C.F.R. Visite nuestro sitio web en http://www.eeoc.gov/foia/index.html para obtener una lista completa de nuestras direcciones.

2. ¿Cuándo puedo calcular que recibiré una respuesta a mi solicitud?

La FOIA prevé20 días laborables, excluyendo sábados, domingos y feriados nacionales, luego de la recepción de la solicitud para emitir una resolución. El tiempo de respuesta de la EEOC no comienza hasta que la solicitud es recibida por el funcionario correcto. § 1610.7(d), Título 29 del C.F.R. Si no se puede emitir una resolución en el término de 20 días laborables que permite la FOIA, se puede autorizar una prórroga de 10 días laborables en circunstancias poco comunes. Si no es posible emitir una resolución después de la prórroga, la EEOC se comunicará con usted e intentará negociar una nueva fecha límite o depurar la solicitud.

El plazo de tiempo para la respuesta de la EEOC también se plantea en la FOIA, en el § 552(a)(6)(A), Título 5 del U.S.C. y en el § 1610.9(b), Título 29 del C.F.R. las reglamentaciones de la EEOC.

3. ¿Por qué motivos se rechazaría mi solicitud de una copia del expediente de cargos?

A continuación se describen los motivos más frecuentes para rechazar la solicitud presentada por el demandado para obtener un expediente de cargos.

• Si la solicitud asociada a la FOIA se realiza antes de que la EEOC haya completado sus actuaciones, se rechazará su solicitud en virtud de la exención (b)(7)(A). La EEOC considera que una causa está "abierta", aun cuando se haya emitido el NRTS y no se haya logrado una conciliación, cuando se revisa la causa como posible litigio de la EEOC o cuando la EEOC lleva a juicio los cargos. El fundamento para el rechazo es la preocupación de que la divulgación de los registros interfiera en la investigación.
• Si se emite un NRTS a pedido de la parte actuante, pero la EEOC no ha completado sus actuaciones, el expediente se encuentra aun abierto y se rechazará la solicitud.
• El período de 90 días no ha caducado y la CP aun no ha entablado una demanda. La CP debe entablar una demanda en función de los cargos antes de que el demandado pueda obtener acceso a los materiales del expediente de cargos que pueden divulgarse.
• Si la EEOC ha entablado una demanda sobre los cargos, se rechazará su solicitud.

4. ¿Por qué motivos no me entregaría el director de distrito todos los documentos o eliminaría información de algunos documentos?

La FOIA incluye nueve exenciones y tres exclusiones que prevén los únicos fundamentos para la no divulgación.

Las exenciones permiten a los organismos retener ciertos tipos o categorías de registros. Por ejemplo, la exención (b)(5), la exención usada con más frecuencia por la EEOC, permite al organismo retener registros que reflejan análisis y recomendaciones del personal de la EEOC generados con el objetivo de sugerir al organismo una acción posible. Esta exención protege el proceso de análisis y deliberación del organismo y cubre las comunicaciones internas que son de naturaleza deliberativa.

5. ¿Puedo apelar la decisión del director de distrito de no entregarme todo el material del expediente de cargos?

Sí. La carta de resolución que usted recibe del director de distrito le informa sus derechos administrativos de apelación. Cuando se ha rechazado una solicitud de registros en su totalidad o en parte, el solicitante puede apelar la decisión en el término de 30 días calendario. La apelación debe:

• presentarse por escrito y dirigirse a la subasesora legal;
• en el sobre o la portada de la carta debe constar claramente la leyenda "Solicitud asociada a la FOIA"; y
• La apelación de la resolución del director de distrito debe incluir una copia de la resolución de dicho funcionario.

Si no se incluye la carta de resolución del director de distrito, se supone que su apelación no está perfeccionada y, como resultado, recibirá una carta en la que se informa al solicitante que no cumple con las reglamentaciones y donde se le indica que proporcione una copia de la resolución inicial. Si no se siguen las reglamentaciones, se producen retrasos en la respuesta de la EEOC.

6. Si la parte accionante no entabla ninguna demanda, ¿puede obtener una copia del expediente en virtud de la FOIA?

Si la CP presenta una solicitud asociada a la FOIA una vez que la EEOC ha completado sus actuaciones y antes de que caduque su derecho a demandar, la CP obtendrá acceso al expediente de cargos. Si la CP no entabla ninguna demanda con respecto a los cargos y caduca su derecho a demandar, se rechazará la solicitud asociada a la FOIA.

Preguntas frecuentes de los terceros ajenos a la causa (miembros del público en general) con respecto a la divulgación de expedientes

¿Se puede rechazar mi solicitud asociada a la FOIA para obtener el expediente de cargos de un compañero de trabajo? Ambos presentamos cargos contra nuestro empleador el mismo día y alegamos el mismo tipo de discriminación.

Sí. Existen dos motivos por los cuales se rechazará su solicitud.

• Las disposiciones de confidencialidad del Título VII y la ADA prohíben a los empleados de la EEOC divulgar el expediente de cargos a "miembros del público en general", es decir, a personas que no son parte de la causa. La prohibición se aplica a los empleados de la EEOC. Las sanciones por divulgar información a miembros del público incluyen tanto multas como penas de prisión.
• Las consideraciones de privacidad evitan que los miembros del público obtengan copias del expediente de cargos.