Hoja de información sobre la obtención y el uso de información médica de los empleados como parte de los procedimientos de evacuación de emergencia

Introducción

En vista de los eventos recientes, muchos empleadores están desarrollando o reevaluando los procedimientos de emergencias para garantizar la seguridad de evacuación de todos los empleados. Un plan integral de evacuación de emergencia debe proporcionar asistencia rápida y efectiva a las personas que, por sus afecciones médicas, puedan necesitarla. Muchos empleadores han preguntado cómo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Rehabilitación afectan su capacidad para lograr este objetivo.(1) Específicamente, los empleadores preguntaron si pueden solicitar información para ayudar a identificar a las personas que podrían necesitar asistencia debido a una afección médica y si pueden compartir esta información con otras personas del lugar de trabajo. Como lo demuestran las siguientes preguntas y respuestas, las leyes federales contra la discriminación por discapacidad no impiden que los empleadores obtengan y usen debidamente la información necesaria para implementar un plan integral de evacuación de emergencia.(2)

1. ¿Puede un empleador preguntarles a los empleados si necesitarán asistencia en caso de evacuación debido a una discapacidad o afección médica?

   Sí. Algunos empleados pueden necesitar asistencia debido a afecciones médicas que no son visualmente evidentes. Otros pueden tener discapacidades o afecciones médicas evidentes pero no necesitar asistencia. Por consiguiente, los empleadores pueden pedirles a los empleados que se auto identifiquen para determinar si necesitarán asistencia debido a una discapacidad o una afección médica.

2. ¿Cómo puede un empleador identificar a las personas que podrían necesitar asistencia?

   Existen tres formas en las que un empleador puede obtener información:

   • Después de hacer una oferta laboral, pero antes de que comience el empleo, un empleador puede preguntarles a todas las personas si necesitarán asistencia durante una emergencia.
   • Un empleador también puede encuestar periódicamente a todos sus empleados actuales para determinar si requerirán asistencia en una emergencia, siempre que el empleador aclare que la auto identificación es voluntaria y explique el propósito por el cual solicita la información.
   • Por último, sin importar que un empleador encueste periódicamente a todos los empleados, puede preguntarles a los empleados con discapacidades conocidas si necesitarán asistencia en caso de emergencia. No obstante, un empleador no debe suponer que todas las personas con una discapacidad evidente necesitarán asistencia durante una evacuación. Por ejemplo, muchas personas ciegas pueden preferir bajar las escaleras sin asistencia. Por lo general, las personas con discapacidades son las más indicadas para evaluar sus necesidades particulares.

   Un empleador debe informar a todas las personas a quienes se les hagan preguntas sobre su necesidad de asistencia ante una emergencia que se mantendrá la confidencialidad de la información que proporcionen y que se compartirá solo con quienes tengan responsabilidad según el plan de evacuación de emergencia. (Consulte la Pregunta 4 a continuación).

3. ¿Puede un empleador preguntar específicamente qué tipo de asistencia se necesitará?

   Sí. Un empleador les puede pedir a aquellas personas que indiquen una necesidad de asistencia debido a una afección médica que describan el tipo de asistencia que creen que necesitarán. Una forma de hacerlo es entregando a todos los empleados una nota con un formulario adjunto en el que se solicite información. El empleador también puede tener una conversación de seguimiento con una persona cuando sea necesario obtener información más detallada. Por ejemplo, sería importante para un empleador saber si alguien que usa una silla de ruedas debido a limitaciones de movilidad puede caminar en forma independiente, con o sin el uso de muletas o bastón, en una situación de emergencia. También sería importante para el empleador saber si una persona necesitará algún medicamento, equipo o dispositivo especial (p. ej., una correa de transporte asistida para la silla de ruedas o una máscara debido a una afección respiratoria) en caso de emergencia. Por supuesto, un empleador tiene derecho a obtener únicamente la información necesaria a fin de estar preparado para brindar asistencia. Esto significa que, en la mayoría de los casos, no será necesario que un empleador conozca los detalles de la afección médica de una persona.

4. ¿Quién puede tener información sobre los empleados que necesitarían asistencia en una emergencia?

   La ADA tiene disposiciones que exigen que los empleadores mantengan la confidencialidad de la información médica sobre solicitantes de empleo y empleados. Sin embargo, estas disposiciones, incluyen una excepción que permite que un empleador comparta la información médica con el personal de seguridad y de primeros auxilios. Esta excepción le permitiría a un empleador compartir información sobre el tipo de asistencia que una persona necesite en caso de evacuación con profesionales médicos, coordinares de emergencias, líderes de piso, colegas que se ofrecen como voluntarios para actuar como "compañeros", responsables de la seguridad del edificio que deban confirmar que todos hayan sido evacuados y otro personal no médico responsable de garantizar una evacuación segura. Estas personas tienen derecho a acceder a la información necesaria para cumplir con sus responsabilidades conforme al plan de evacuación de emergencia del empleador.

NOTAS DE PIE:

1. La ADA se aplica a empleadores privados con quince empleados o más y a empleadores del gobierno estatal o local. La Ley de Rehabilitación se aplica a la mayoría de los empleadores federales y sus requisitos sustanciales son los mismos que los que se aplican a los empleadores cubiertos por la ADA.

2. Anteriormente, la Comisión emitió orientación más detallada sobre asuntos relacionados respecto de las consultas relativas a las discapacidades y los exámenes médicos de los solicitantes de empleo y empleados. Consulte la Guía de cumplimiento: Preguntas relacionadas con las discapacidades y exámenes médicos previos al empleo en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 (10 de octubre de 1995) y la Guía de cumplimiento: Consultas relacionadas con las discapacidades y exámenes médicos de los empleados en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) (27 de julio de 2000). Esta y otra guía está disponible en este sitio web.

Puede obtener más información sobre la preparación de emergencia para empleados con discapacidades en el sitio web de la iniciativa Nueva Libertad del Presidente para promover la integración de personas con discapacidades http://www.disabilities.gov/ y en el sitio web de la Red de Acomodación en el Empleo en http://www.jan.wvu.edu/.