Preguntas y respuestas Sistema digital para la presentación de cargos de la EEOC y Fase I: Portal para imputados

• ¿Qué es el Sistema digital para la presentación de cargos de la EEOC?

• El Sistema digital para la presentación de cargos de la EEOC es un portal seguro en línea para transmitir y recibir documentos entre las partes de un cargo y la EEOC.

• ¿Qué hace?

• La primera fase del Sistema digital para la presentación de cargos permite que un empleador contra el que se presentaron cargos pueda comunicarse con la EEOC a través de un portal seguro para descargar el cargo, revisar una invitación de mediación, presentar una declaración de posición, y proporcionar y verificar su información de contacto.

• ¿Por qué está pasando la EEOC a un Sistema digital para la presentación de cargos?

• El Sistema digital para la presentación de cargos mejorará el servicio al cliente, aliviará la carga administrativa al personal y reducirá el uso de archivos y expedientes en papel. Como agencia federal, la EEOC tiene la responsabilidad de optimizar y hacer más eficiente la prestación de servicios a fin de responder mejor al público. El decreto ejecutivo 13571, "La optimización de la prestación de servicios y la mejora del servicio al cliente", requiere que las agencias federales mejoren la experiencia del cliente mediante la ampliación de los servicios, el aumento del acceso desde dispositivos móviles y la creación de soluciones empresariales innovadoras.

• ¿Cuándo entra en vigor este cambio?

• Las 53 oficinas de la EEOC implementaron la Fase I del Sistema digital para la presentación de cargos para el 1 de enero de 2016, luego de que once oficinas comenzaran un programa piloto en mayo de 2015. Las oficinas piloto fueron Charlotte, Denver, Detroit, Greensboro, Greenville, Indianápolis, Norfolk, Phoenix, Raleigh, Richmond y San Francisco.   

• ¿Qué nivel de seguridad tiene este sistema?

• A cada cargo se le asigna una contraseña única en la notificación que recibe el imputado. Es imperativo que su organización mantenga esta información segura. La EEOC otorgará a la organización la capacidad de solicitar una nueva contraseña única.  Sin embargo, cada contraseña solo brindará acceso a un cargo específico.  La información que usted envíe a través del sistema está segura.

• ¿Qué funciones están incluidas en este sistema?
• • Ver y descargar el cargo.
  • Revisar una invitación para mediación y responder a esta.
  • Enviar una declaración de posición y adjuntos a la EEOC.
  • Enviar una respuesta a través de Request for Information a la EEOC.
  • Proporcionar/verificar información de contacto del imputado, incluida la designación de un representante legal.
  • Permitir la comunicación en línea entre la EEOC y los imputados.
• ¿Cómo puedo acceder al sistema/suscribirme para tener acceso?

• Por ahora, el contacto principal de un imputado debe comunicarse con su oficina local de la EEOC para proporcionar una dirección de correo electrónico para cargos futuros. Si la EEOC tiene una dirección de correo electrónico para que un contacto designado reciba cargos para el empleador imputado, se enviará una notificación electrónica a esa dirección de correo electrónico archivada en la EEOC. Si la EEOC no tiene una dirección de correo electrónico para el empleador imputado, se enviará por correo postal una notificación por escrito a la dirección de registro del empleador demandado.  La notificación del cargo indica al imputado que inicie sesión en el portal seguro con el número de cargo específico y una contraseña generada por el sistema. Para acceder al sistema, se le solicitan estos elementos.

• ¿Puede mi empresa elegir no participar en el Sistema digital para la presentación de cargos?

• El Sistema digital para la presentación de cargos es la manera en que la EEOC manejará todos los cargos de discriminación, ya que acelerará el acceso y envío de documentos, al igual que las notificaciones al personal de la EEOC para mejorar la comunicación con la EEOC. Sin embargo, si un empleador no tiene la capacidad tecnológica para recibir o enviar información en línea o por correo electrónico, puede solicitar que la EEOC proporcione documentos por escrito y formas alternativas de comunicación.

• ¿Qué documentos estarán disponibles en la Fase I del Sistema digital para la presentación de cargos?

• La Fase I del Sistema digital para la presentación de cargos brinda acceso en línea a la notificación del cargo, el cargo de discriminación, la invitación a mediación, la solicitud de una declaración de posición y la solicitud de información. El sistema además brinda información sobre el programa de mediación de la EEOC y sus beneficios para los empleados, al igual que información sobre cómo elaborar declaraciones de posición efectivas. 

• ¿Cómo recibirá mi empresa la notificación de si la mediación es o no es una opción?

• Si la mediación es una opción, en el sistema aparecerá un mensaje junto a una solicitud para que la empresa acepte, rechace o solicite información adicional respecto de la mediación. Si la mediación no es una opción, el mensaje que ofrece la mediación no aparecerá.

• ¿Podrá la parte querellante revisar los documentos que envíe mi empresa?

• Solo personal autorizado de la EEOC tiene acceso a documentos, información y evidencia en el expediente de cargos digital enviados por un empleador imputado como parte de la investigación o mediación. Sin embargo, la EEOC puede compartir las declaraciones de posición y los adjuntos no confidenciales con las partes querellantes o su asesor.

• ¿Podemos revisar información enviada por la parte querellante en línea?

• Los imputados solo pueden ver en línea el cargo de discriminación.

• Si mi empresa recibió una notificación de un cargo (Formulario 131 de la EEOC) antes del lanzamiento del Sistema digital para la presentación de cargos, ¿podrá mi empresa utilizar el sistema en línea?

• Debe comunicarse con el personal de la EEOC asignado al cargo para informarles que preferiría usar el Sistema digital para la presentación de cargos en lugar de las notificaciones por escrito o por correo postal.

• ¿Hay soporte disponible si tenemos dificultad para acceder al sistema o para usarlo?

• Si tiene preguntas, comuníquese con la dirección de correo electrónico de la oficina local de la EEOC que figura en la notificación.

• ¿Hay horarios específicos en que el sistema está disponible?

• El sistema está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Las únicas excepciones serán por mantenimiento del sistema.

• ¿Podemos solicitar prórrogas para presentar documentación a través del sistema?

• Sí. El sistema le permite presentar una solicitud de prórroga para responder.

• ¿Qué ocurre si mi empresa no recibe la notificación del cargo porque la dirección es incorrecta o porque el servidor de nuestro sistema lo filtra como correo no deseado?

• El sistema generará una notificación al personal de la EEOC después de 10 días si un imputado no ha tomado medidas, es decir que el demandado no ha iniciado sesión en el sistema. Un representante de la oficina local de la EEOC intentará volver a entregar la notificación del cargo, en caso de que no se haya tomado ninguna medida.  

• ¿Hay algún límite en el tipo de archivo o en el tamaño del archivo que puede cargarse en soporte electrónico?

• Por el momento no hay límite en el tipo de archivo (p. ej., .doc, .pdf, .xls) ni en el tamaño de los archivos que pueden cargarse en soporte electrónico.

• ¿Qué ocurre si mi empresa quiere presentar información adicional o pruebas después de enviar la respuesta al cargo?

• Puede presentarse información adicional en cualquier momento y cargarse en el sistema. El sistema proporciona un menú desplegable de tipos de documentos para que usted designe, tal como la declaración de posición.

• ¿Podemos usar el sistema para ver o responder a más de un cargo a la vez?

• No. Por razones de seguridad, para cada cargo se asigna información de inicio de sesión única, y debe accederse y visualizarse por separado.

• El cargo se envió a la persona incorrecta. ¿Cómo actualizamos esta información con la EEOC?

• Los imputados pueden actualizar la información de contacto de su organización a través del sistema para asegurar que los detalles de contacto estén actualizados y sean correctos.

• ¿Cómo podría mi empresa presentar un aviso de comparecencia o notificar a la EEOC sobre la representación legal?

• Puede actualizar rápida y fácilmente la información de la representación legal directamente en el sistema. Ya no es necesario enviar una carta de representación impresa.

• ¿Qué ocurre si mi empresa tiene una carta de representación para todos los cargos presentados? ¿Es necesario que actualicemos la información del representante legal cada vez que se presente un cargo?

• No, si tiene un representante designado para todos los cargos presentados ante la EEOC, la notificación se enviará a ese contacto. Cuando usted proporcione una dirección de correo electrónico de su representante designado, la notificación se enviará a esa dirección de correo electrónico.

• ¿Recibirá mi empresa aun así una copia impresa del cargo y la notificación del cargo?

• No, pero puede consultar, descargar, guardar e imprimir la notificación y el cargo del sistema, para archivar y tener como referencia futura.

• ¿Cómo recibirá mi empresa un aviso de que la investigación está cerrada?

• La notificación de cierre no está disponible en la Fase I. Sin embargo, esperamos que esta característica esté disponible en la Fase II en 2016.

• ¿Cuánto tiempo después de resuelto el cargo tendrá mi empresa acceso al sistema?

• Por ahora, no hemos establecido una fecha en que el acceso al sistema se deshabilitaría.

• Presenté un cargo, ¿por qué no puedo acceder al sistema?

• Se prevé el desarrollo y la implementación del acceso al sistema y la comunicación con la parte querellante en la Fase II en 2016.

• ¿Cómo realizo comentarios a la EEOC respecto de este programa piloto?

• Agradecemos sus comentarios sobre el Sistema digital para la presentación de cargos y le solicitamos que envíe sus sugerencias por correo electrónico a la oficina de la EEOC que se ocupa del cargo.

• ¿Con quién debemos comunicarnos para obtener más información?

• Si tiene preguntas adicionales, comuníquese con la dirección de correo electrónico de la oficina local de la EEOC que figura en la notificación.

• ¿Cómo es cifrada la información que envío al Portal para imputados?

• Desde el momento en que se conecta al Portal para imputados, toda la información, incluso la información de inicio de sesión, las respuestas y demás información, se cifra desde que sale de su computadora hasta que la EEOC la recibe. La EEOC usa algunos mecanismos y prácticas para asegurar la integridad de este cifrado. Los estándares de cifrado anteriores se bloquearán y aquellos permitidos se configurarán conforme a las mejores prácticas de la industria. Además, la EEOC responde a las deficiencias identificadas en los estándares de cifrado y podrá tomar medidas inmediatas de conformidad con el Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST), la Base de Datos Nacional de Vulnerabilidades (NVD) y las recomendaciones del proveedor. La EEOC recomienda a todos los usuarios del Portal para imputados el uso de versiones actualizadas y compatibles de su explorador web para asegurar la confidencialidad al igual que la compatibilidad con nuestros estándares de cifrado.

• ¿Están seguros mis datos cuando se cargan al Portal para imputados?

• Completamente. La EEOC toma la seguridad en serio y cuenta con un programa de seguridad integral de defensa en profundidad conforme a la publicación 800-53 del NIST, Controles de seguridad y privacidad para organizaciones y sistemas de información federal.  Hay muchos niveles de seguridad que utilizan diferentes componentes físicos y de software, a fin de brindar el más alto nivel de protección. Estos controles y medidas de seguridad reciben auditorías frecuentes y son monitoreados de manera continua con paquetes de software de cumplimiento y vulnerabilidad automáticos de avanzada.

• ¿Quién puede acceder a mis datos en el Portal para imputados?

• Solo los usuarios autorizados del Portal para imputados de la EEOC pueden ver datos en el sistema.  Además, hay grupos de autorización para que los usuarios de la EEOC puedan ver solo los datos particulares de sus empleos y no todos los datos en el sistema.

• ¿Se monitorea todo el tiempo el Portal para imputados?

• Sí. Nuestro cortafuegos usa un sistema de detección de intrusos avanzado (IDS) que brinda protección contra las actuales amenazas combinadas contra la seguridad las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año.  Además, hay muchos niveles de monitoreo de seguridad, tanto desde dentro como fuera de la red, para asegurar la detección inmediata y el rechazo del uso no autorizado.

• ¿Está segura la información que permite la identificación personal (PII) en Respond en el Portal para imputados?

• Sí. El Portal para imputados y la red subyacente se guían conforme a la publicación 800-122 del NIST, Guía para la protección de la confidencialidad de información que permite la identificación personal (PII), para asegurar que solo accedan a la PII usuarios autorizados que necesiten consultarla.

9 de marzo de 2016